Delovni proces in sestankovanje se je za vedno spremenilo, saj imamo na voljo orodja, kot je Microsoft Teams, ki omogočajo hibridna in popolnoma virtualna srečanja. Hibridno sestankovanje je namreč definicija, pri kateri se del ekipe zbere v sejni sobi v živo, preostali pa se na sestanek povežejo preko aplikacije Teams ali drugih podobnih aplikacij.

Poleg omenjene aplikacije Microsoft Teams obstajajo še druge podobne rešitve, vendar smo na podlagi izkušenj in primerov iz prakse skupaj s svojimi strankami prišli do zaključka, da je Microsoft 365 skupaj s Teamsi najpopolnejši paket orodij, ki ponuja številne rešitve za vse vrste in velikosti podjetji. Microsoft 365 ne ponuja zgolj dobro poznanih aplikacij Word, Excel, PowerPoint in Outlook, ampak tudi celovite rešitve, ki omogočijo organizaciji digitalizacijo poslovanja in s tem izboljšanje poslovnih procesov ter tudi rezultatov. Aplikacije, kot so Sharepoint, OneDrive, Planner, Power Automate in mnoge druge, omogočajo, da vaše delo poteka produktivno in avtomatizirano.

Kot dolgoletni certificirani zlati partner podjetja Microsoft ne ponujamo zgolj licence Microsoft 365, ampak smo tudi in predvsem osredotočeni na praktično svetovanje in poprodajne aktivnosti, kot sta uporabniška in tehnična pomoč ali izobraževanje po uspešni implementacij orodij. To je ključ, da organizacija zares v celoti izkoristi prednosti digitalizacije poslovanja z orodji Microsoft 365.

Ste pripravljeni na hibridno delo?

Znova prihaja čas, ko se moramo zaradi virusa malce fizično ločiti in malce več uporabljati tehnologije, ki so se do danes že precej izboljšale prav na račun trenutne svetovne situacije. Za uspešno hibridno delo je primarno potrebno na pravi način izobraziti zaposlene v podjetju in s tem predstaviti, kakšne možnosti sploh obstajajo pri uporabi sodobnih in prilagodljivih orodij, kot jih ponuja Microsoft Teams.

Drugi korak je seveda oprema vaše sejne sobe, saj se morajo na hibridnih sestankih vsi udeleženci počutiti del razprave in skupnega sodelovanja. Ko sestanek ne poteka v živo, smo na podlagi izkušenj velikokrat opazili, da je kakovost slike in zvoka ključnega pomena za kakovosten in produktiven sestanek. Sploh če je to sestanek, na katerem se razpravlja o fizičnih produktih, načrtih, prototipih produktov, risbah ali drugih grafičnih zadevah. Zato morate poskrbeti, da je vaša oprema v sejni sobi primerna vašemu tipu poslovanja. S tem mislimo tudi na primerno velikost ekrana, širokokotne kamere, ki zajamejo vse udeležence v prostoru, ter tudi stopnjo interaktivnosti preko rešitev, kot je interaktivni zaslon Clevertouch, ki ponuja celo kopico produktivnih orodij na dotik, ki naredijo videoklic ali predavanje še bolj produktivno in zanimivo.

 

Zakaj Microsoft Teams izstopa v primerjavi z drugimi

Shramba dokumentov, fotografij in drugih različnih vsebin v dokumentnem sistemu SharePoint je preprosta in enostavna. Vsaka ekipa, ustvarjena v Teamsih, bo imela svoje spletno mesto za odlaganje dokumentov v oblaku, ki jih lahko oblikuje v želeno strukturo map in podmap. Vse datoteke v skupni rabi in v vseh pogovorih se samodejno shranjujejo v knjižnico dokumentov, dovoljenja in varnostne možnosti pa je mogoče prilagoditi glede na zaupnost dokumentov. Tako dostopajo do občutljivih podatkov zgolj osebe, ki imajo za to dodeljen dostop.

Sodobni spletni videoklici in sestanki z uporabnimi funkcijami, kot so deljenje zaslona, pripisi v živo, risanje v živo, dvig roke, odzivi na klepet in različni stili predstavitve, ter drugimi prednostmi omogočajo, da so sestanki produktivnejši in časovno optimalni. Z njimi lahko dosežete naslednji korak v svojem hibridnem sestanku med zaposlenimi ali do strank. Prav tako lahko uživate v preprosti skupni rabi namizja za tehnično pomoč in sodelovanje z več uporabniki naenkrat v realnem času.

Funkcija z imenom spletna srečanja vam lahko pomaga pri izboljšanju vaše interne ali eksterne komunikacije. S funkcijo videokonference omogoča udeležbo do 1.000 uporabnikov pri virtualnih dogodkih ter do 10.000 uporabnikov pri funkciji oddaje. Tako lahko preprosto načrtujete naslednje korake skupaj z management, prodajno, proizvodno ali marketinško ekipo, ki je dislocirana, ali pa gostite večje izobraževanje za manjše in izjemno številne skupine. Med samim srečanjem imate tudi možnost nalaganja datotek in pisanja sporočil v klepet med sestankom.

Avdiokonferenca in internetna telefonija sta tudi funkciji, ki ju ne boste našli na številnih drugih platformah za sodelovanje. Z zvočno konferenco se lahko vsakdo pridruži spletnemu srečanju po telefonu. S številko za klicanje, ki zajema stotine mest, lahko sodelujejo tudi uporabniki, ki so na poti, ne da bi potrebovali internet. Z internetno telefonijo pa lahko popolnoma nadomestite obstoječi telefonski sistem svojega podjetja. Treba je upoštevati le, da to zahteva dodatni licenci.

Krivulja učenja je precej nižja v primerjavi s preostalimi bolj zapletenimi orodji

Microsoft Teams se v praksi izkazuje za zares neverjetno preprosto in uporabniku prijazno aplikacijo. Aplikacijo lahko uporabljate popolnoma brez predhodne nastavitve (priporočamo le za manjša podjetja in startupe) ali pa jo lahko prilagodite do te mere, da imajo dostop in možnost ustvarjanja ekip in drugih naprednih funkcionalnosti zgolj določene osebe v podjetju. Napredne funkcije omogočajo tudi možnost več oblik nadzora celotne organizacije in dokumentnega sistema, kar ima za posledico postopni načrt uvajanja, sploh pri večjih podjetjih in globalnih korporacijah.

Vsak poseg v komunikacijo in organizacijo podjetja je treba podrobneje analizirati in preučiti, le tako boste lahko učinkovito in brez ozkih grl v komunikaciji dosegali boljše rezultate in se izognili še dodatnim težavam pri uveljavitvi novega sistema. Pravilno načrtovanje uveljavitve takega sistema je izrednega pomena. Kulture podjetji so si različne in postopki komunikacije prav tako. Zato priporočamo, da se za tak poseg predhodno posvetujete in odločite za strokovnjake, ki imajo na tem področju za seboj že dolgoletne izkušnje tako z uporabniškega kot tehničnega vidika.

Želite izvedeti več?

Če želite izvedeti kakšne prednosti in lastnosti ponuja interaktivni zaslon Clevertouch, v kombinaciji z aplikacijo Teams, si lahko ogledate webinar, ki smo ga izvedli skupaj s poslovnim partnerjem, podjetjem Rolan. Oglejte si webinar zaslonov Clevertouch tukaj

Vabimo pa vas tudi na ogled našega drugega webinarja, v katerem smo predstavili številne prednosti konferenčnih sistemov in video kamer podjetja Yealink.

Brezplačni webinar o Yealink sistemih si lahko ogledate tukaj.

 

Za dodatne informacije in vprašanja nam lahko pišete na prodaja@bs.si.

Avtor

Tina Zgaga

Sales consultant