Ponovno se moramo pripraviti na ukrepe, ki omejujejo naše javno življenje, in veliko nas bo moralo svoje delo zopet preseliti iz pisarn v svoj dom.

Nekateri ste se na to že precej navadili in pridobili nekakšno rutino dela, ki je potrebna, da se osebno ali skupinsko organizirate za učinkovito delo od doma. Nekateri pa ste že popolnoma sprejeli tak način dela, saj se je podjetje popolnoma prilagodilo in digitaliziralo svoje procese. Kot strokovnjaki na področju programskih in sistemskih rešitev smo vam pripravili 4 oporne točke, ki vam bodo pomagale do boljše organizacije dela od doma in s tem lažjega prenosa delovnih aktivnosti iz pisarne v domače delovno okolje.

1. Uredite hierarhijo dokumentov in poskrbite za samodejno shranjevanje sprememb
V vsakem modernem poslovnem okolju prihaja do izmenjav dokumentov in podatkov v že urejenem dokumentnem sistemu. Microsoftova rešitev SharePoint je temelj vašega dokumentnega sistema, zato poskrbite, da imate strukturo dokumentov urejeno na podlagi področja dela, načina ali specifičnega procesa dela.

Preglejte, ali imate vklopljeno samodejno sinhronizacijo svojih namiznih dokumentov v oblak OneDrive ter ali je pri vseh dokumentih tradicionalna zelena kljukica – to pomeni, da je dokument varno shranjen v oblačni sistem. Tako lahko do dokumentov dostopate preko domene www.office.com tudi od doma na svojem domačem ali katerem koli drugem računalniku.

Če na namiznem dokumentu nimate kljukice, dokument ni sinhroniziran v oblak OneDrive. Običajno se dokumenti po nekaj minutah samodejno sinhronizirajo, če ni tako, lahko to uredite s klikom na gumb »Sinhronizacija«. Tako lahko zavarujete svoje delo in se izognete izgubi dragocenih podatkov in dokumentov.

2. Omogočite učinkovito komunikacijo
Če še nimate komunikacijskega orodja, ki omogoča instantno sporočanje in deljenje dokumentov, je sedaj skrajni čas, da si ga omislite in komunikacijo iz e-pošte prenesete na Microsoft Teams.

Zakaj? Tako lahko imate vse datoteke in komunikacijo, ki so povezane z nekim projektom, shranjene na enem mestu, vse deljene datoteke, ki si jih izmenjate s sodelavci, pa se avtomatično shranjujejo v oblaku. Na ta način se lahko izognete neštetim izmenjavam različnih verzij dokumentov po e-pošti in spremembe urejate v živo na enem skupnem mestu.Po e-pošti pa se lahko še vedno formalno pogovarjate in dogovarjate s strankami ali ljudmi izven svoje organizacije ter delite z njimi končne dokumente in pogodbe.

Tisti, ki že imate Teamse, preverite, ali imate optimalno urejene ekipe po področjih dela ali glede na projektne time. Tako imate vzpostavljene komunikacijske kanale za deljenje dokumentov zgolj med osebami, ki se jih določena tematika tiče. Celotni dokumentni sistem temelji na tehnologiji SharePoint, ki omogoča sprotno urejanje dokumentov ter deljenje znotraj organizacije.

3. Prestavite sestanke v živo na videoklic
Dobro poznani Outlook omogoča popolno integracijo z Microsoft Teamsi in tako imate enoten in sinhroniziran koledar sestankov, klicev ali opomnikov. Videoklice lahko enostavno organizirate tako preko Teamsov kot preko Outlooka s klikom na zavihek »Teams«, ki bo v koledarju Outlook avtomatično ustvaril link s povezavo do videosestanka ali klica.


4. Beležite delovni čas
Veliko podjetij se srečuje s težavo, kako nadzirati delovni čas, ko se delo opravlja od doma. Poznamo vrsto aplikacij, ki omogočajo registracijo delovnega časa s prihodi, odhodi in beleženjem časa malice, a vendar je to zgolj osnova, ki je nujna za kasnejše obračune plač.

Naprednejša rešitev AllForTime združuje spremljanje prisotnosti na delu in beleženje ur, porabljenih na določenih projektnih nalogah. Tako imate jasnejši pregled nad opravljenim delom posameznikov in njihovo zasedenostjo. V zaledju stoji programska rešitev Microsoft Dynamics 365 Business Central, ki iz ozadja omogoča gladko in hitro prenašanje podatkov v skupno podatkovno bazo.

Avtor

Marko Kravos

Consultant