Pri procesu odobritve vsebine, delovne aktivnosti, popusta, dokumenta, letnega dopusta, grafike ali ponudbe je lahko vključenih več oseb ali pa samo ena.

Če podjetje interno nima jasno določenega procesa odobritve takih in drugačnih dokumentov, se ti znajdejo enkrat na e-pošti, drugič v fizični obliki, tretjič v klepetu in še na katerem drugem kanalu sporočanja oziroma tam, kjer ne bi smeli pristati. V takem primeru neurejenega procesa odobritev si povzročamo daljši proces potrditev ter možnost napak, saj nimamo ustaljenega postopka dela. Microsoft Teams vam z aplikacijo Approvals omogoča hitro in enostavno izdelavo procesa odobritve znotraj vašega okolja Teams. Tako lahko proces odobritve sprožite kar v pogovoru z izbrano osebo ali pa ustvarite zahtevo po odobritvi z večjim številom odločevalcev.

Ustvarite zahtevo po odobritvi

Zahtevo po odobritvi lahko ustvarite v pogovornem oknu z osebo, od katere potrebujete odobritev. To storite tako, da kliknete na ikono v pogovornem oknu ali pa odprete aplikacijo Approvals. Zahtevo poimenujete, pripišete dodatne informacije ali podrobnosti in pripnete dokument. Lahko pa tudi po meri oblikujete odgovore, s katerimi odločevalec odgovori.

Microsoft Teams Approvals app.

Odobrite ali zavrnite zahtevo

Če ste v vlogi odločevalca, se vam bo ob vsaki poslani zahtevi pojavilo sporočilo o prejeti zahtevi za odobritev. Zahteva se vam prikaže z vsemi možnostmi odgovora in potrebnimi informacijami o zahtevi kar v pogovornem oknu Teams. Do zahteve lahko dostopate tudi v aplikaciji Approvals, kjer lahko še podrobneje spremljate status posameznih zahtev.

Approval chat window

Nadgradite aplikacijo Approvals s Power Automate

Aplikacija Approvals je zgrajena na platformi, poimenovani Power, tako lahko svoje procese odobritev še dodatno prilagodite po svoji želji in procesu dela. V spodnjih treh korakih vam predstavimo eno izmed možnosti, kako si lahko avtomatizirate proces odobritev in s tem vnesete v svoj proces dela ustaljen in hkrati urejen postopek odobritev.

1. Ustvarite odložišča

V svojem okolju SharePoint ustvarite tri mape, ki bodo služile kot odložišča za zahteve, ki potrebujejo dodatno odobritev. Na podlagi odločitve odločevalca se bo zahteva samodejno prenesla v mapo, ki je za to določena.

Approvals app maps

2. Zastavite proces

Z uporabo orodja Power Automate ustvarite proces, ki vam bo služil kot avtomatizirano orodje, ki opravlja delo namesto vas. S tokovi in koraki prilagodite, kako in na kakšen način se bo akcija zgodila, če se določen pogoj izpolni. Proces poteka povsem avtomatizirano, začne se takoj, ko nekdo prenese dokument v mapo, ki je namenjena "Za odobritev". Primer take avtomatizacije si lahko ogledate na spodnji sliki.

Approval proces

3. Sledite zahtevam

Že na podlagi prevzete nastavitve vas bodo Teamsi, če ste v vlogi odločevalca, obvestili z obvestilom o novi zahtevi, ki potrebuje vašo odobritev. Pošiljatelja zahteve pa tudi. Z avtomatizacijo v Power Automate pa lahko obveščanje še nadgradite in tako prejmete obvestilo tudi na svojo e-pošto.

Uporabnost integriranih aplikaciji, ki so del programa Microsoft Teams, se čedalje bolj uveljavljajo ter omogočajo enostaven in prilagojen pristop do procesov dela v različnih organizacijah ali skupinah. Za še več uporabnih nasvetov in novosti v okolju Microsoft nam sledite ali pa nas povprašajte za kakšen nasvet. Z veseljem vam bomo pomagali.

Avtor

Tina Zgaga

Senior consultant