Power BI in ključni kazalniki uspešnosti po oddelkih 

Po naših izkušnjah in pogovorih s strankami ter partnerji v Sloveniji slabo izkoriščajo moč podatkov. Zato se v tem blogu posvečamo vprašanju, kako izboljšati izrabo podatkov ter optimalno nadzorovati poslovne procese, projektni management, komunikacijo znotraj podjetja ali dela od doma zaradi trenutne Covid-19 situacije, s tem pa boljše predvideti padce in vzpone poslovanja. 

Tudi če oddelki v podjetju niso strokovno povezani, kot npr. računovodstvo in proizvodnja, je komunikacija med oddelki ključna. S pravilno postavljenimi analitičnimi poročili so potrebni KPI-ji in podatki nasploh vedno ažurni in na voljo za pregled. 

Obravnavali bomo 5 ključnih skupin metrik prodaje, nabave, marketinga, terjatev in spremljanja proizvodnje ali projektov, ki bi jih moralo imeti vsako podjetje za uspešno vodenje in optimalno delovanje. Nato si bomo pogledali top 10 ključnih funkcionalnosti, ki naredijo orodje Power BI najboljše orodje za pregled poročil in spremljanje poslovanja.

5 optimalnih skupin metrik za vaše oddelke: 

 

S pomočjo poročil prodaje se preuči poslovanje na ravni kategorije ali skupine artiklov, letno ali mesečno, in na podlagi ugotovitev se sprejme ključne ukrepe pri poslovanju. Lahko se vključi tudi “What if analysis” in na podlagi analize, izbere najboljši možen scenarij. 

Planiranje prodaje še nikoli ni bilo tako enostavno. Na podlagi analize prejšnjega leta se lahko lažje določi aktualni plan prodaje. Ob konstantno ažurnih podatkih realizacije se plan temu primerno prilagaja. Vse skupaj pa temelji na dejanskih številkah prodaje in ne samo na občutku prodajnih ekip. 

Ključne metrike (KPI):

  • Prodajne priložnosti

Metrika nam pokaže trenutne prodajne priložnosti, ki so odprte in aktualne. Za boljši pogled jih lahko filtriramo po mesecu, zaposlenemu, državi ipd. V določeni situaciji, kot je na primer trenutna s Covid-19, omogočajo primerjavo količine in vrednosti priložnosti v primerjavi z istim obdobjem prejšnjega leta ter ukrepanje v odvisnosti od trenda priložnosti. 

  • Prodajna realizacija na prodajalca

Metrika nam kaže trenutno stanje realizacij prodajalca. Iz tega lahko vidimo performanco različnih prodajalcev in tako spremljamo doseganje ciljev. S pomočjo prikaza lanske prodaje po prodajalcu, lahko pridobimo podatke o napredku določenega prodajalca. 

  • Trend prodaje

Redno spremljanje prodaje po obdobju (leto, mesec, dan), nam omogoči spremljanja trenda različnih kategorij oz. skupin artiklov. V kolikor imamo dovolj dobro zastavljene podatke v sistemu, lahko prikazujemo, kakšno bo stanje v prihodnosti, kakor tudi sprejmemo določene ukrepe, kar je še posebej očitno v trenutni situaciji s Covid-19. 

  • Prodajni cilj

KPI spremlja trenutne performance proti končnemu želenemu in ciljni prodajni realizaciji. Prodaja je lahko prezentirana v prihodkih, artiklih, novih strankah itd. Pomembno je, da izberete metriko, ki je vezana na veš posel in motivacijsko ustrezna za prodajno ekipo. 

 

  • Prodaja po regijah/teritorijih

Globalna podjetja se zelo dobro zavedajo, da so regijske razlike zelo pomembne in se malenkostne prilagoditve rezultirajo v prodaji in prihodkih. S spremljanjem takšne metrike pridobimo vpogled v teritorije ter lahko analiziramo, kje smo kompetenčni in donosni tudi na lokalnem nivoju. 

 

 

Posebno vrednost v današnjih časih predstavljajo KPI-ji vezani na digitalne komunikacijske kanale in njihovo učinkovitost. Tako je npr. pomembno spremljati obisk spletne strani in iz tega ugotoviti, kako v prihodnosti zasnovati objave in pretvoriti podatke v informacije, preko katerih se oblikuje marketinški plan. Prav tako so pomembni podatki pridobljeni iz sistema za Marketinško avtomatizacijo o odzivih poslanih mailov za marketing (npr. kdaj je najboljši čas za poslati elektronsko pošto, kdaj prejemniki preberejo elektronsko pošto, katere vsebine so jim najbolj zanimive ipd.). 

Ključne metrike (KPI)

  • Zadovoljstvo strank

Standardiziran vprašalnik poslan po elektronski pošti je najhitrejša možnost, ki omogoča, da se zberejo povratne informacije vseh uporabnikov. Najbolj pogosto jih sprašujemo po mnenju o kakovosti storitev, hitrosti storitev, ceni, prijaznosti in ustrežljivosti osebja. Vse te akumulirane podatke pa lahko posledično prikažemo v Power BI.

  • Razmerje Lead-to-Customer

Omogoča razumevanje prehoda iz prodajne priložnosti v dejansko stranko, na primer koliko potencialnih strank je izpolnilo kontaktni obrazec (dober pokazatelj pripravljenosti nakupa) in koliko od teh je nato dejansko opravilo nakup. 

  • Razmerje Traffic-to-Lead za spletne strani

Omogoča razumevanje prometa na vaši spletni strani s prikazom izvora prometa, torej ali je ta organski, neposreden, posreden preko drugih spletnih strani, družbenih omrežij in podobno. Tako na primer stalen ali naraščajoč promet, ki ne vodi do novih potencialnih strank, pomeni manjkajoče elemente na spletni strani. 

  • Social Media Traffic Pomaga razumeti in ovrednotiti družbene medije kot marketinški kanal ter ponuja dodaten vpogled v uspešnost specifične kampanje. Primeri KPI-jev so:
    • število potencialnih strank preko posameznih kanalov družbenih omrežij, 
    • število dejanskih strank preko posameznih kanalov družbenih omrežij, 
    • delež prometa na spletni strani preko posameznih kanalov družbenih omrežij. 

 

Na podlagi poročil lahko dobavitelju poročate o aktualnem stanju in trenutni sliki stanja nabave. Poleg tega je iz nabavnih poročil tudi razvidno, kdaj je datum dobave določenega artikla in koliko materiala ni bilo dostavljenega v času. V tem primeru se lahko dogovorite za dodatni rabat pri zamudah dostave. Nabava je tesno povezana tudi z zalogo, saj je pred nabavljanjem materiala potrebno preveriti, kaj od potrebovanega je že na zalogi. Tako poročila olajšajo cilj nabavne funkcije vsakega podjetja za izbor ustreznih dobaviteljev, načrtovanje potrebe in virov ter obvladovanje nabavne verige, zagotavljanje dobave v ustreznem času, v ustrezni količini in kakovosti. 

Ključne metrike (KPI)

  • Nabavna vrednost

S pomočjo pregleda skupnega prometa nabave lahko enostavno določamo plan stroškov v določenem obdobju. To nam pomaga predvsem pri določanju plana dobička za iztekajoče in prihajajoče leto. 

  • Stroški nabave

S spremljanem trenda oz. gibanja cen za posamezni artikel lahko razberemo spreminjanje nabavne cene v določenem obdobju. Tako se lahko izognemo višjim nabavnim cenam in artikle nabavimo pred zvišanjem cen. Primer: določenim artiklom npr. bazenom, se cena zviša poleti, zato ga raje kupimo že jeseni, kar lahko analiziramo s pomočjo črte trenda pri nabavi za prejšnje leto. 

  • Kakovost

S pomočjo poročila, lahko primerjamo kakovost dobaviteljev določenega artikla, materialov in skupne nabave. Tu si pomagamo tudi z reklamacijami s servisi in si tako zagotovimo čim manjše stroške. 

  • Dobavljivost

Razmerje med številom dobav, ki niso prišle v določenem časovnem roku, v primerjavi s številom vseh dobav. Za naročanje artiklov moramo biti dobro seznanjeni s signalnimi količinami, ki nam povedo, da mora določeno število artiklov biti ves čas na zalogi. S poročilom o nabavi, tako lažje spremljamo, kdaj in koliko moramo določenega artikla naročiti, da bo na voljo v pravem času. 

 

Pri spremljanju poročila terjatev, lahko vidimo sliko stoječega denarja, zato je pomembno, da se nemudoma obvesti dolžnike o zapadlosti računov. Terjatve se lahko spremlja skupno, po obdobju, po kupcih in po potrebi po posameznih računih oz. dokumentih. 

Ključne metrike (KPI)

  • Stopnja neopredmetenosti kratkoročnih sredstev

Pomembno je, da je čas prejema denarja pri terjatvah čim krajši. Pravilno in pravočasno je treba spremljati in izterjati denar ter tako preprečiti slabo izterjavo. Za to si lahko naredimo s pomočjo Power BI naredimo avtomatsko sporočanje, ko npr. rok plačila presega 30 dni. 

  • Koeficient terjatveno-obveznostnega razmerja

S poznavanjem razmerja med zneskom terjatev in obveznosti do dobaviteljev si lahko lažje začrtamo plan investicij in prihajajočih sredstev. 

 

Preizkus poročila

 

Pri oddelku proizvodnja je potrebno zavedanje največjih možnih kapacitet svoje proizvodnje, kakor tudi vpliva na produktivnost svojih zaposlenih. Boljša produktivnost posledično pomeni večjo finančno uspešnost in tržno konkurenčnost, zato je pomembno, da se pri proizvodnji osredotočimo na naslednje metrike. 

 Ključne metrike (KPI)

  • Pretočnost proizvodnje

Je pomembna metrika za spremljanje učinkovitosti procesov z razmerjem proizvedene količine proizvodov glede na čas. Vodja proizvodnje lahko sprejme določene ukrepe pri proizvodnji in s tem spremlja spremembe pri pretočnosti proizvodnje. 

  • Produktivnost zaposlenih

Ključno je spremljati zasedenost zaposlenih, ki so pomemben del proizvodnega podjetja. Z izračunom metrike po številu proizvodnih nalogih na posameznega delavca ugotovimo povprečno možno opravljeno delo na delavca in tako spremljamo efektivnost dela posameznih delavcev. Za izboljšanje produktivnosti si lahko pomagamo s finančnimi ali nefinančnimi spodbudami, ki jih vključimo v izboljševalne programe, ali z različnim sistemom dela prilagojenim zaposlenim delavcem v proizvodnji. 

Spodaj možen preizkus poročila za proizvodnjo.

 

Preizkus poročila

 

 1. Najboljše orodje za poročanje in pregled poročil 

Po mnenju mnogih ponudnikov analitičnih storitev je Microsoftovo orodje Power BI trenutno brez konkurence na svojem področju. Kot je razvidno, se je v zadnjih letih izstrelil med najboljše orodje za poročanje (Gartner, 2019). 

2. Avtomatizacija in uporaba enostavnih ali kompleksnih poročil še nikoli ni bila lažja

Še vedno ogromno podjetij na roke izvaža podatke in izdeluje poročila v Excelu. Tukaj se lahko pojavijo napake v formulah in v različnem formatiranju podatkov. S Power BI poročili ni tako. Uporabnikom ni treba več izdelovati dnevnih, tedenskih ali mesečnih poročil, ampak dostopajo in gledajo pred nastavljena poročila, ki so njim prilagojena. Poleg tega, vsi poznamo ostale Microsoftove produkte kot so npr. Word, Excel  ipd. Prav zaradi tega se pri uporabi Power BI poročil, uporabnik počuti domače. 

 

3. Cena 

Mesečna Power BI Pro licenca, vezana na enega uporabnika stane slabih 9 eur,  kar je mnogo manj od konkurenčnih izdelkov.  Razmerje med ceno in  uporabnostjo storitve  je enormna, posledično ga lahko uvrstimo med best budget analitična orodja. 

PREVERITE CENE

4. Interaktivna in atraktivna poročila 

S hitrostjo prikazovanja poročil in interaktivnostjo, zelo hitro pridemo do želenih pogledov in informacij. Vsak gradnik na poročilu, bodisi graf ali tabela, je možno izvoziti v Excel. Poleg tega gradniki podpirajo pregled na več nivojih 

 

5. Skupna raba 

Določena poročila, ki jih uporabljamo, lahko damo v skupno rabo drugim uporabnmikom, lahko se jih pa naloži v delovni prostor, kamor so dodani ostali uporabniki. Tako nikoli ne pride do situacije “večih resnic”, petnajstih excelov za vodenje poročil prodaje, ampak predpripravljena poročila prodaje, ki zmanjšujejo zmedo v oddelku.

 

6. Več podatkovnih virov na enem ekranu 

Power BI omogoča povezljivost na ogromno različnih virov podatkov, kakor tudi spletnih storitev. Podatke lahko potem oblikujemo z ETL procesom in jih po določenem ključu združimo. Posledično, lahko spremljamo in analiziramo podatke iz večih virov na enem poročilu.

 

7. Mobilna aplikacija 

Power BI app lahko prenesemo iz Google Play, AppStore ali Windows store nabora aplikacij. Do poročil lahko dostopamo z vpisom na powerbi.com ali pa z uporabo mobilne aplikacije. Poročila lahko spremljamo tako rekoč bilo kdaj in bilo kje.

 

8. Osveževanje podatkov 

Power BI storitev nam omogoča avtomatizirano večkrat dnevno osveževanje podatkov. Velika prednost je, da ni to potrebno delati ročno in, da so podatki zmeraj ažurni.

 

9. Nešteto dokumentacij in videov za izobraževanje in pomoč pri uporabi ali izgradnji poročil 

Na strani https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/guided-learning/ ali kar preko portala youtube dostopamo do raznih treningov in poučnih videov, s pomočjo katerih se lahko izobražimo in naučimo graditi in uporabljati poročila Power BI.

 

10. Mesečne posodobitve orodja Power BI 

Od leta 2015 do sedaj je Power BI postal v vseh pogledih boljši. Razvijalci vpoštevajo ideje uporabnikov in se vsak mesec trudijo nadgraditi orodje in dodati nove funkcionalnosti. 

 

Zaključek

Trendi pri poslovnem poročanju vse bolj kažejo na avtomatizacijo poročanja in samodejnega zaznavanja spreminjanja metrik poslovanja. Temu se pridružuje predhodno nepredstavljiva interaktivnost ter vsestranskost poročil. Tako si uporabnik iz množice prednastavljenih KPIjev lahko sam izbere tiste, ki so zanj pomembni in mu predstavljajo dodano vrednost  poslovanja. 

V podjetjih, kjer so uvedli zgoraj omenjene ukrepe in so v svojih pričeli uporabljati analitična poročila, se je izboljšala komunikacija, sodelovanje med oddelki, povečala se je njihova motivacija in navsezadnje zadovoljstvo pri opravljanju delovnih nalog. Projektno vodenje je s tem pridobilo dodatne izboljšave na ravni dinamičnosti, agilnosti in tako v predvidenem času, v okviru predvidenih stroškov ter z ustrezno kakovostjo izvedbe, uspešneje prišlo do končnega proizvoda. 

 

Avtor

Nejc Fabjan

Senior consultant