Projektno vodenje: eno orodje, ki prekosi vse

Vsem je poznan pregled standardnih poročil prodaje artiklov, terjatev, nabave, zalog itd., ki so nam blizu zaradi same narave dela, tokrat pa se bomo osredotočili na primer poročila za vodenje projektov. Marsikdo ne pozna polne zmogljivosti in možnosti storitve Power BI, ki so tako rekoč brezmejne. Analiziramo in prikazujemo lahko vse, kar ima v ozadju podatke – slednje uvozimo in na enostaven način pridobimo ključne informacije. Power BI omogoča vse večjo povezljivost z viri prek spletnih, kakor tudi lokalnih storitev. Možne vire za povezavo s Power BI si lahko pogledate na naslednji spletni povezavi.

enter image description here

Poročilo za vodenje projektov je nujno potrebno, še posebej pri podjetjih v storitveni dejavnosti. Omogoča nam enostaven pregled po projektih, delavcih, opravljenih urah in primerjavo dejanskih ur z načrtovanimi. Podatke lahko iz poročila enostavno izvozimo v ostale Microsoftove programe, kar omogoča uporabnikom dodatno prilagodljivost pri urejanju in prikazu podatkov. Prikazane metrike za vodenje projektov so ključne na tedenskih/mesečnih sestankih, »sprintih« ali »retrospektivah«, kjer lahko z analizo porabljenih ur, na ravni posameznega projekta, sklopa, oddelka ali zaposlenega, pravočasno ugotovimo in rešimo morebitne zaplete, zaobidemo oviro ter ocenimo, kakšen sklop v procesu ali podjetju je treba optimizirati za doseg boljših rezultatov. Na takšnih sestankih se vedno pojavijo vprašanja, kot so: »Kako dolgo bo določen sklop znotraj projekta trajal? Koliko nas bo vse skupaj stalo? Kaj se zgodi, v kolikor presežemo določen proračun?« Na takšna vprašanja ne bo več težavno odgovarjati. Posledično bodo tudi sestanki krajši in produktivnejši, saj bomo s Power BI prišli do hitrih odgovorov.

V svetu projektnega vodenja obstajajo 4 glavni stebri metrik, tako imenovani KPI “Key performance indicators”, okrog katerih se vrtijo metrike, ki pripomorejo izboljšati odločitve vodij. Z obvladovanjem metrik in njihovega razumevanja, imate možnost vplivanja tudi na produktivnost zaposlenih oz. celotnega podjetja (Umar, 2019).

V kolikor poenostavimo, so to:

  • Časovni vidik: ta steber skrbi, da so projekti doseženi in realizirani v predvidenem času, v kolikor pa začnejo uhajati izven planiranega, je pomembno, da ocenimo, kje je razlog za nastale zamude.
  • Stroškovni vidik: ali bomo ostali v predvidenem stroškovnem bazenu ali se bo bazen prenapolnil z dodatnimi stroški, ki nastajajo med projektom predlagamo, da se v takem primeru projekt rešuje s “change requesti”, pri čemer se zapiše razlog in argumente za rešitev.
  • Kvalitetni vidik: kako uspešno napreduje projekt ter ali dosegamo zadano kakovost.
  • Efektivnostni vidik: ali porabljen čas in denar usmerjamo v pravi kanal ter kako možnostiizboljšati vodenje projekta z različni kanalov.

Poročilo mora biti sestavljeno tako, da je pisano na kožo izključnovaši panogi oz. podjetju in da zajema vse vaše delovne navade. Pomembno je, da poročilo ne potrebuje dodatnega obdelovanja in preračunavanja, saj izgubimo s tem vso dodano vrednost in navsezadnje tudi namen storitve Power BI.

Po končanem projektu nam poročilo nudi pomembne informacije o:

  • Načrtovanih urah dela glede na dejansko stanje: nadzor nad to metriko projekta kaže, koliko delovnih ur je bilo načrtovanih za projektne naloge v primerjavi z dejanskim porabljenim časom. To meritev lahko uporabite v različnih časovnih obdobjih in primerjate različne faze projekta.
  • Cost Performance Index (CPI): razmerje med načrtovanim proračunom in porabo, ki ste jo dejansko porabili za opravljanje specifičnih projektnih nalog.
  • Donosnost naložbe (ROI): izračuni ROI merijo finančno vrednost projekta glede na njegov strošek. Niso vsi projekti usojeni, da imajo v prvi vrsti pozitivno donosnost naložbe. S tem razlogom je donosnost naložbe treba obravnavati kot dolgoročno, saj potrebujejo nekateri projekti več časa za akumulacijo dobička.
  • Planned Value (PV): primerjajte vaše načrtovanje z drugimi podobnimi projekti. Slednje nam pomaga pri izboljšavi načrtovanje v prihodnosti in nam tako nudi možnost doseganja največjega možnega izkoristka poslovanja.

Vsakdanje posodabljanje in vsestranska dostopnost na katerikoli napravi nam zagotavlja procesno agilnost pri vodenju projektov in nasploh.

Za lažjo navigacijo po poročilu: na vrhu poročila so filtri, ki nam omogočajo izbiro samo določenega projekta, delavca ali naloge. Poročilo se pri izbiranju naštetega interaktivno spreminja.

Spodaj lahko sami preizkusite poročilo projektnega vodenja.

Avtor

Nejc Fabjan

Senior consultant