Pet stvari, na katere morate biti pozorni pri digitalizaciji poslovnih procesov

ERP
Digitalizacija
Matic Pirih
Team Lead | Sales Team

Podjetja ob svojem nastanku le redko posegajo po kompleksnih in visoko zmogljivih, celostno integriranih poslovnoinformacijskih sistemih. V svojih začetnih korakih večina podjetij uporablja stroškovno ugodnejše in sistemsko osnovnejše poslovne oz. finančne aplikacije. Ob uspešnem poslovanju in rasti podjetja pa se prej ali slej zgodi, da podjetje obstoječi sistem »preraste«. V tem trenutku se začnejo pogovori o zamenjavi oz. nadgradnji poslovnih aplikacij.

Zamenjava ali nadgradnja osrednje poslovne aplikacije v podjetju zahteva ogromno časa, dela in energije ter zahteva vpletenost širše ekipe. V večini primerov pa gre tudi za večji finančni vložek. Zato je ključno, da se na projekt digitalizacije dobro pripravimo.

V podjetju Business Solutions se z implementacijo poslovnoinformacijskih rešitev srečujemo vsak dan, zato smo za vas izbrali nekaj ključnih napotkov, ki vam bodo pomagali, da bo projekt digitalizacije potekal čim bolj gladko.

Pomembno je izbrati pravega implementatorja

Pri izbiri implementatorja je ključno, da imate v mislih, da ne izbirate zgolj podjetja, ki vam bo namestilo poslovnoinformacijske rešitve, ampak poslovnega partnerja, ki vam bo znal svetovati in vas peljati skozi celoten proces digitalizacije, tako da bo za vas in vaše poslovanje čim bolj optimalno. Pri tem bodite pozorni na reference podjetja, na to, da podjetje poskrbi za celovito implementacijo in da ima močno IT-podporo. Pomembno je tudi, da ima podjetje zadostne kadrovske in infrastrukturne resurse, da vam lahko zagotovi dobro in hitro podporo tudi ob vaši rasti.

Močna interna projektna ekipa igra ključno vlogo

Za kakovostno izbiro poslovnoinformacijskega sistema in pozneje tudi za projekt implementacije je treba oblikovati kakovostno in angažirano projektno ekipo. Dobro je, da so v proces vključeni tako tisti, ki imajo v rokah končno odločitev, kot tisti, ki sistem na operativni ravni dnevno najbolj uporabljajo in posamezne procese resnično dobro poznajo.

Idealno je, če je projektni vodja tisti, ki ima pregled nad celotno sliko ter kar se da široko in jasno zazna željene cilje. Tak projektni vodja bo najbolje razumel, v kakšni soodvisnosti so posamezni procesi in kako se reflektirajo po področjih znotraj sistema. Menjava ali nadgradnja poslovnoinformacijskega sistema je dolgotrajen in velikokrat naporen proces, zato je pomembno, da so vsi v podjetju obveščeni o projektu – o ciljih, namenu in časovnici, predvsem pa o tem, kakšne prednosti prinaša za podjetje in njihovo delovno mesto. Tako bodo bolj pozitivno naravnani do projekta in bolj razumevajoči, ko bo potekala tranzicija.

 

Poskrbite za dober popis poslovnih procesov

V začetni fazi je ključno, da dobro popišete delovne procese, ki bi jih radi pokrili z novim sistemom ali nadgradnjo, in cilje, ki jih želite s tem doseči. Pri tem vam bo pomagal izbran implementator, s katerim boste skupaj določili način, na katerega boste te procese pokrili in opredelili orodja. Ključno vprašanje v tem delu bo, ali aplikacijo prilagoditi vašim poslovnim procesom ali prilagoditi vaše poslovne procese aplikaciji. Pravilnega odgovora ni, vedite pa, da če vam določen delovni proces pomaga uresničevati vašo konkurenčno prednost, je dobro razmisliti o prilagoditvi sistema. Ni pa to vedno prava pot, saj lahko tuje prakse in standardno pokriti procesi v sistemu uvajajo prakse, ki bodo tudi vašemu podjetju pomagale do boljšega in bolj optimalnega poslovanja.

Dobra organizacija in jasna komunikacija sta ključni

Med implementacijo in testiranjem sistema boste v podjetju začeli spoznavati vse možne funkcionalnosti, in takrat se bodo začele porajati tudi nove ideje in želje, kaj bi od sistema želeli imeti. V tej fazi je ključno, da se začneta voditi dva seznama – prvega s popisom funkcionalnosti, ki so nujno potrebne, in drugega s popisom tistih funkcionalnosti, ki bi jih bilo dobro imeti v prihodnosti. Potem ko boste sistem nekaj časa uporabljali, boste imeli bolj realno sliko nad zmožnostmi in omejitvami sistema in boste lažje presodili, ali so nadgradnje in razširitve sploh potrebne.

 

Vse razširitve in nadgradnje naj odobri vodja projektov, da boste imeli jasen pregled nad stanjem in stroški projekta in se boste izognili situaciji, ko bi vsak naročal svoje posodobitve.

 


Med procesom implementacije bodo imeli pomembno vlogo tudi »power userji« ali t. i. ključni uporabniki. To so posamezniki v podjetju, ki dobro obvladajo poslovno aplikacijo za svoje področje in bodo pomagali preostalim članom ekipe pri uporabi aplikacije ter bodo odgovorni za sporočanje dodelav in popravkov implementatorju.

S takšno organizacijo bodo implementacija poslovnoinformacijskega sistema ter njegova nadgradnja in vzdrževanje potekali precej hitreje in bolj optimalno tako z vidika porabljenih ur kot z vidika stroškov.

Imejte dobro zastavljene cilje in jasen pogled v prihodnost

Poslovnoinformacijski sistem je orodje, ki je ključno za poslovanje podjetja. Zato je nujno, da se odločite za zanesljiv in preverjen sistem, ki bo v prihajajočih letih rastel in se razvijal skupaj z vami ter vam omogočal širjenje. Pri količini podatkov, ki so danes ključni, je treba zagotoviti en vir, kjer se podatki vnašajo enkratno in konsistentno. Tako se izognemo podvajanju in minimiziramo človeške napake pri vnosih.

Tudi zaradi tega je naša ideja pri Business Solutions ponuditi celostno, napredno in popolnoma integrirano rešitev. Osnoven sistem Dynamics 365 Business Central, tako z namenskimi in vertikalnimi rešitvami, razširjamo na kadrovsko področje, področje proizvodnje in skladišče, v logistiko, javno-storitveni sektor, prodajo in seveda splet v povezavi z mobilnimi aplikacijami. Pravilna izbira in postavitev celote pa vam resnično daje orodje, ki vam omogoča optimizacijo delovnih procesov, pohitritev dela in ne nazadnje tudi racionalizacijo in minimizacijo stroškov, kar se vam bo čez čas poznalo kot povrnitev vašega vložka v digitalizacijo. Čeprav je ta prihranek nekoliko težje merljiv, obstaja in je konkreten.