Uvedba poslovno informacijskega sistema v podjetju terja ogromno časa, dela in energije zato je ključno, da se podjetje dobro pripravi na projekt digitalizacije. Sledi nekaj splošnih nasvetov, kako se lotiti tega procesa.
Zavežite se na najvišji ravni: Uvedba poslovno informacijskega sistema je pomembna strateška odločitev, zato mora biti vodstvo podjetja (CEO, CIO, CFO, itd.) vključeno in mora podpirati projekt. Gre za projekt, ki nagovarja in spreminja poslovne procese in ne za izključno informacijsko tehnološki (IT) projekt. Najuspešnejši projekti so tisti, ki so izpeljani kot skupni. Tako v odnosu imeplementator – naročnik, kot tudi interne vključenosti posameznih deležnikov ter različnih služb znotraj podjetja.
Določite močno interno projektno ekipo: Za kakovostno izbiro pravega poslovno informacijskega sistema in pozneje tudi za projekt implementacije je treba oblikovati kakovostno in angažirano projektno ekipo. Dobro je, da so v proces vključeni tako tisti, ki imajo v rokah končno odločitev, kot tisti, ki sistem na operativni ravni dnevno najbolj uporabljajo in posamezne procese resnično dobro poznajo. Del projektne ekipe morajo biti posamezniki iz vseh poslovnih področji, katera bodo z novim sistemom pokrita.
Določite projektnega vodjo: Idealno je, če je projektni vodja tisti, ki ima pregled nad celotno sliko ter kar se da široko in jasno zazna željene cilje. Tak projektni vodja bo najbolje razumel, v kakšni soodvisnosti so posamezni procesi in kako se reflektirajo po področjih znotraj sistema. Ker govorimo o integriranem sistemu, ki omogoča ogromno nastavitev in morebitnih prilagoditev, je potrebno premišljeno izbirati pravilne scenarije ter usklajevati želje in potrebe uporabnikov na različnih poslovnih področjih ter včasih sprejeti kakšen kompromis, za ceno kompaktnosti in dobrega delovanja sistema, kot celote. Projektni vodja je lahko posameznik ali delovna skupina, predvsem pa je pomembno, da ima popolno podporo vodstva ter moč sprejemanja odločitev pri izberi pravilnih scenarijev tekom projekta implementacije.
Močna interna komunikacija in interni marketing: Menjava ali nadgradnja poslovno informacijskega sistema je dolgotrajen in velikokrat naporen proces, zato je pomembno, da so vsi v podjetju obveščeni o projektu – o ciljih, namenu in časovnici, predvsem pa o tem, kakšne prednosti prinaša za podjetje in njihovo delovno mesto. Tako bodo bolj pozitivno naravnani do projekta in bolj razumevajoči, ko bo potekala tranzicija. Dosežke in faze je potrebno naznanjati, jih obeležiti, po potrebi nagraditi. Sprejemati sprotno povratno informacijo s strani sodelujočih ter o morebitnih spremembah redno obveščati vse zaposlene. Preden spremembo sprejmemo, jo moramo razumeti in to je ključno pri prejetju in proaktivnem sodelovanja ob uvedbi ter uporabni novega poslovno informacijskega sistema. Pozitivna naravnanost ter jasna in sprotna komunikacija odločilno pripomoreta k angažiranosti vseh sodelujočih v projektu ter proaktivnem in konstruktivnem sodelovanju.
Popis poslovnih procesov in določitev ciljev: V začetni fazi je ključno, da dobro popišete delovne procese, ki bi jih radi pokrili z novim sistemom ali nadgradnjo, in cilje, ki jih želite s tem doseči. Pri tem vam mora pomagati implementator tako, da skupaj določite način, na katerega boste te procese pokrili in opredelili orodja. Ključno vprašanje v tem delu bo, ali aplikacijo prilagoditi vašim poslovnim procesom ali prilagoditi vaše poslovne procese aplikaciji. Pravilnega odgovora ni, vedite pa, da če vam določen delovni proces pomaga uresničevati vašo konkurenčno prednost, je dobro razmisliti o prilagoditvi sistema. Ni pa to vedno prava pot, saj lahko tuje prakse in standardno pokriti procesi v sistemu uvajajo prakse, ki bodo tudi vašemu podjetju pomagale do boljšega in bolj optimalnega poslovanja.
Določite ključne uporabnike: Med procesom implementacije bodo imeli pomembno vlogo tudi power userji ali t. i. ključni uporabniki. To so posamezniki v podjetju, ki dobro obvladajo poslovno aplikacijo za svoje področje in bodo ključen element med samim projektom implementacije in bodo kasneje tudi pomagali preostalim članom ekipe pri uporabi aplikacije ter bodo odgovorni za sporočanje dodelav in popravkov implementatorju.
Načrtujte in izvedite: Izdelajte podroben projektni načrt, ki vključuje cilje projekta, časovni razpored, proračun in načrt za upravljanje tveganj. Nato začnite z izvajanjem, ki bo vključevalo namestitev sistema, migracijo podatkov, testiranje in usposabljanje uporabnikov.
Ponoven popis - potrebe in želje: Med implementacijo in testiranjem sistema boste v podjetju začeli spoznavati vse možne funkcionalnosti in takrat se bodo začele porajati tudi nove ideje ter želje, kaj bi od sistema želeli. V tej fazi je ključno, da začnete voditi dva seznama – prvega s popisom funkcionalnosti, ki so nujno potrebne, in drugega s popisom tistih funkcionalnosti, ki bi jih bilo dobro imeti v prihodnosti. Potem ko boste sistem nekaj časa uporabljali, boste imeli bolj realno sliko nad zmožnostmi in omejitvami sistema in boste lažje presodili, ali so nadgradnje in razširitve sploh potrebne.
Pregled in optimizacija: Po zagonu sistema je pomembno, da redno pregledujete in prilagajate sistem za optimizacijo.
Podpora in sodelovanja: Uspeh projekta je v celoti odvisen od ljudi, ki na projektu sodelujejo. Tako na strani implementatorja, kot na strani naročnika. Ključna je dobra, jasna, tekoča in obojestranska komunikacija. Prav tako je ključnega pomena, večje mejnike v projektu implementacije naznaniti širši skupini bodočih uporabnikov in na tak način širiti informacijo o poteku in nabirati morebitne povratne informacije. Vključevanje, obeleževanje in nagrajevanje ključnih deležnikov bo pripomoglo k proaktivnosti ter angažiranosti na projektu. Prav tako pa je potrebno razumeti, da uvedba novega poslovno informacijskega sistema končnim uporabnikom pomeni spremembo, ki jo nekateri sprejmejo z odobravanjem, nekateri z večjim ali manjšim odporom. Ob uvajanju in privajanju na nov sistem nikakor ne smemo pozabiti na podporo vsem končnim uporabnikom. Tako vsebinsko in tehnično, kot tudi psihološko.
S takšno organizacijo bodo implementacija poslovno informacijskega sistema ter njegova nadgradnja in vzdrževanje potekali precej hitreje, bolj optimalno in manj stresno.
Blog
