Če zaposlene v finančno-računovodskem oddelku vprašate, za kaj porabijo največ časa pri mesečnem zaključku, boste le redko slišali, da za samo računovodsko delo.
Veliko več časa porabijo za čakanje. Čakanje na račune dobaviteljev. Čakanje na odobritve. Ročno povezovanje bančnih transakcij z računi. Usklajevanje medsebojnih obveznosti in terjatev med podjetji v skupini. Zbiranje podatkov iz različnih sistemov v skupno poročilo in ponovno preverjanje številk, ker prihajajo iz različnih virov.
Nič od tega ni analiza poslovanja. Vse to pa lahko vzame več dni.
In vsak dodaten dan, ki ga računovodstvo porabi za zaključevanje meseca, pomeni, da vodstvo še vedno čaka na podatke, ki bi jih potrebovalo že prejšnji teden.
Kje izgubljamo največ časa pri mesečnem zaključku?
1. Čakanje na račune dobaviteljev in odobritve
Računi prihajajo po e-pošti, v papirni obliki ali prek sistemov za izmenjavo e-računov. Vsakega je treba preveriti in odobriti.
Če postopek odobritve poteka s posredovanjem e-poštnih sporočil, je hitrost zaključka odvisna od tistega, ki zadnji odgovori.
2. Ročno povezovanje bančnih transakcij z računi
Če bančne izpiske uvažate ročno ali posamezna plačila ročno povezujete z odprtimi postavkami, lahko že nekaj sto mesečnih transakcij pomeni cel dan dodatnega dela.
Napačni ali manjkajoči sklici pri plačilih postopek še dodatno otežijo.
3. Usklajevanje saldov med podjetji v skupini
Medpodjetniško poslovanje (intercompany) vključuje transakcije med podjetji znotraj iste skupine.
Vsaka prodaja enega podjetja v skupini je hkrati nakup drugega podjetja. Če vsako podjetje svojo stran transakcije knjiži ločeno, se podatki pogosto ne ujemajo že pri prvem preverjanju.
Nekdo mora nato poiskati razlike in jih uskladiti.
4. Združevanje podatkov iz različnih sistemov
Ko podjetje podatke o prodaji, zalogah, projektih in financah vodi v različnih sistemih, se priprava mesečnega poročila pogosto začne z izvozom podatkov in nadaljuje s kopiranjem v Excel.
Vsak ročni korak pomeni dodatno delo in povečuje možnost napak.
Kako je videti običajen mesečni zaključek?
Spodnji primer je zgolj ponazoritev in ne temelji na meritvah konkretnega podjetja. Kljub temu se bo v njem verjetno prepoznala marsikatera računovodska ekipa.
1. in 2. dan: Računovodstvo čaka na zadnje račune dobaviteljev in po e-pošti opominja odgovorne osebe, naj jih odobrijo.
3. dan: Zaposleni uvozijo bančne izpiske in ročno povezujejo plačila s posameznimi računi.
4. dan: Podjetja znotraj skupine primerjajo medsebojne terjatve in obveznosti, iščejo razlike ter jih odpravljajo.
5. dan: Podatke iz različnih sistemov izvozijo in jih združijo v skupno Excelovo poročilo.
6. dan: Poročilo ponovno preverijo, saj podatki prihajajo iz različnih virov. Mesečni zaključek še vedno ni končan.
Zdaj pa si predstavljajte enak postopek, vendar z odobritvami neposredno v sistemu, samodejnim povezovanjem bančnih transakcij, avtomatiziranimi medpodjetniškimi knjižbami in poročili, ki temeljijo na enotnih računovodskih podatkih.
Računovodsko delo ostane enako. Večina čakanja, ročnega usklajevanja in prepisovanja podatkov pa odpade.
Kaj omogoča hitrejši mesečni zaključek?
Avtomatizirani postopki odobravanja
Računi in plačila se samodejno posredujejo ustreznim odgovornim osebam v odobritev.
Sistem omogoča pošiljanje opomnikov in zagotavlja jasen pregled nad tem, kdo je posamezen dokument odobril in kdaj.
Samodejni uvoz bančnih izpiskov in povezovanje plačil
Bančne izpiske lahko uvozite v formatu posamezne banke, sistem pa plačila poveže z ustreznimi odprtimi postavkami oziroma še neplačanimi računi.
Business Central z rešitvijo AllForAdriatics Payments podpira bančne formate, ki jih uporabljajo banke v Sloveniji, na Hrvaškem in v Srbiji.
Rešitev vključuje tudi podporo plačilnim nalogom, blagajniškemu poslovanju in kompenzacijam oziroma pobotom medsebojnih terjatev in obveznosti s poslovnimi partnerji.
Avtomatizirano medpodjetniško poslovanje
Rešitev Advanced Intercompany omogoča avtomatiziran prenos podatkov med podjetji v skupini.
Podatki o odpremah, prejemih, lotih oziroma serijah, serijskih številkah in rokih uporabe se samodejno prenašajo med podjetji, kar omogoča usklajeno knjiženje istih poslovnih dogodkov.
Tako se zmanjša potreba po ročnem preverjanju in usklajevanju medpodjetniških transakcij.
Enotni podatki in poročila neposredno iz sistema
Glavna knjiga predstavlja osrednjo evidenco računovodskih knjižb podjetja.
Ko finance, prodaja, nabava, zaloge in projekti uporabljajo enotne podatke, lahko poročila pripravljate neposredno iz sistema, brez ročnega združevanja podatkov iz različnih virov.
Z uporabo orodja Microsoft Power BI lahko vodstvo spremlja ključne poslovne kazalnike na preglednih nadzornih ploščah, ne da bi moralo čakati na konec meseca.
Kaj kažejo raziskave?
Marca 2026 je Forrester objavil raziskavo o ekonomskih učinkih uporabe sistema Microsoft Dynamics 365 Business Central, ki jo je naročil Microsoft.
V raziskavi so oblikovali modelno podjetje, ki je s starejšega ERP sistema, ločenih namenskih aplikacij in Excelovih preglednic prešlo na Business Central.
Rezultati so pokazali, da je podjetje do tretjega leta doseglo:
-
do 30 % krajši čas za mesečni računovodski zaključek,
-
do 50 % manj časa za obdelavo obveznosti do dobaviteljev, terjatev do kupcev in izdajanje računov,
-
do 30 % manj časa za pripravo na revizijo.
Eno od storitvenih podjetij, vključenih v raziskavo, je z odpravo ročnega prenosa podatkov med različnimi sistemi mesečni zaključek skrajšalo za dva polna dneva.
Trgovsko podjetje pa je čas za mesečni zaključek prepolovilo.
Rezultati se nanašajo na modelno podjetje in posamezna sodelujoča podjetja, zato ne pomenijo zagotovila, da bo vsako podjetje doseglo enake prihranke.
Kljub temu jasno kažejo, koliko časa pri mesečnem zaključku pogosto izgubimo zaradi čakanja in ročnih opravil, ne pa zaradi samega računovodskega dela.
Kontrolni seznam za hitrejši mesečni zaključek
Kako lahko ugotovite, kje največ časa izgubljate v svojem podjetju?
Začnite s štirimi preprostimi koraki:
-
Izmerite trajanje zadnjih treh mesečnih zaključkov. Zabeležite, koliko delovnih dni ste potrebovali za vsakega.
-
Popišite posamezne korake. Označite opravila, pri katerih predvsem čakate, usklajujete ali prepisujete podatke, namesto da bi jih analizirali.
-
Ocenite porabljen čas. Ugotovite, koliko ur zaposleni namenijo posameznim ročnim opravilom.
-
Najprej odpravite največjo izgubo časa. Izberite postopek, ki vam vzame največ časa, in začnite z njegovo izboljšavo.
Marsikatero podjetje preseneti ugotovitev, koliko časa pri mesečnem zaključku porabi za opravila, ki pravzaprav niso neposredno povezana z računovodstvom.
Preproste navade, ki lahko skrajšajo mesečni zaključek
Za nekatere izboljšave sploh ne potrebujete nove programske opreme.
Določite jasen časovni načrt. Dogovorite se za roke oddaje računov dobaviteljev, potnih nalogov, zahtevkov za povračilo stroškov in internih obračunov. Z roki seznanite vse sodelujoče.
Določite odgovorne osebe. Pripravite kontrolni seznam, v katerem je za vsak korak jasno določeno, kdo ga mora opraviti in do kdaj. Tako se izognete vprašanjem, kdo je bil odgovoren za posamezno nalogo.
Medpodjetniške salde usklajujte že med mesecem. Podjetja znotraj skupine lahko medsebojne terjatve in obveznosti preverijo že sredi meseca, namesto da bi vse razlike odpravljala šele ob zaključku.
Spodbujajte uporabo pravilnih sklicev pri plačilih. Če kupci uporabljajo ustrezne sklice, je povezovanje plačil z odprtimi postavkami bistveno hitrejše.
Najpogostejše napake, ki se jim je smiselno izogniti
Avtomatizacija neučinkovitih postopkov. Če določen korak ni potreben, ga najprej odpravite. Šele nato avtomatizirajte preostale postopke.
Poskus izboljšanja vsega hkrati. Začnite s postopkom, ki vam vzame največ časa, nato se lotite naslednjega.
Brez merjenja začetnega stanja. Če ne veste, koliko časa ste porabili pred uvedbo izboljšav, ne boste mogli dokazati njihovega učinka.
Ohranjanje Excelovih preglednic »za vsak primer«. Če zaposleni še naprej ročno pripravljajo enaka poročila kot prej, pričakovanih časovnih prihrankov ne bo.
Kako začeti?
Najprej analizirajte zadnje tri mesečne zaključke s pomočjo zgornjega kontrolnega seznama.
Ugotovite, katero opravilo vam vzame največ časa, in poiščite način, kako ga poenostaviti.
Če so za izboljšavo potrebne spremembe informacijskega sistema, se z ERP partnerjem pogovorite o možnostih avtomatizacije odobritev, uvoza bančnih izpiskov, medpodjetniškega poslovanja in poročanja na podlagi enotnih podatkov.
Vir: Forrester, Total Economic Impact of Microsoft Dynamics 365 Business Central, marec 2026. Raziskavo je naročil Microsoft. Rezultati se nanašajo na modelno podjetje.
Pogosta vprašanja
Koliko časa naj bi trajal mesečni računovodski zaključek?
Odvisno od velikosti podjetja in zahtevnosti njegovega poslovanja.
Namesto primerjanja z drugimi podjetji je bolj smiselno, da najprej izmerite trajanje lastnega zaključka ter postopoma odpravite nepotrebno čakanje in ročna opravila.
Kako lahko pospešimo mesečni računovodski zaključek?
Začnite s postopki, pri katerih največ časa izgubite zaradi čakanja, usklajevanja in ročnega prepisovanja podatkov.
Odobritve prenesite v sistem, avtomatizirajte uvoz in povezovanje bančnih transakcij, poenostavite medpodjetniške knjižbe ter pripravljajte poročila neposredno na podlagi enotnih računovodskih podatkov.
Ali Business Central omogoča uvoz bančnih izpiskov slovenskih bank?
Da. Z rešitvijo AllForAdriatics Payments Business Central podpira formate za bančna plačila in izpiske, ki jih uporabljajo banke v Sloveniji, na Hrvaškem in v Srbiji.
Ali avtomatizacija pomeni, da podatkov ni več treba preverjati?
Ne. Avtomatizacija zmanjšuje potrebo po ročnem prepisovanju in povezovanju podatkov, zato imajo zaposleni v računovodstvu več časa za preverjanje pravilnosti, nadzor in analizo.
Ali veste, kje pri mesečnem zaključku izgubljate največ časa?
Naši strokovnjaki za finance in računovodstvo vam lahko pomagajo pregledati obstoječe postopke, prepoznati ozka grla in poiskati možnosti za učinkovitejši mesečni zaključek.
Blog
